Organizzare un evento: l’importanza della location

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Uno degli elementi principali nell’organizzazione di un evento riguarda la location: dalla scelta giusta e dall’allestimento corretto di questa dipenderà tutto il successo dell’evento.
La sede in cui si svolge l’evento è tanto più importante perché rappresenta la parte di maggiore impatto su chi vi partecipa, in grado di determinare fortemente la percezione che dello stesso si avrà.
Inoltre, rappresenta la voce di spesa più consistente e non può essere lasciata al caso o ad una valutazione superficiale.

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Le aspettative del target

Quando si sceglie la location dell’evento è necessario innanzitutto tenere in considerazione diversi elementi, quali:

  • il tipo di evento
  • la stagione in cui svolge
  • il numero dei partecipanti
  • l’obiettivo che si intende raggiungere
  • il messaggio che si vuole comunicare con l’evento

E poi c’è un aspetto da prendere in considerazione e che risulta essere un punto di riferimento quando si deve scegliere e allestire una location, e vale a dire le aspettative del target.

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La domanda, cioè, che ci si deve porre è: chi sono i soggetti a cui l’evento si rivolge?, cosa vogliono?, cosa si aspettano dall’evento?.
Quest’analisi servirà all’organizzatore per assecondare le esigenze, interpretare i bisogni, conoscere meglio i fruitori, anche stupirli con una nuova concezione di accoglienza.

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Esclusività

La location per un evento dovrà essere sì accogliente e rispondente a numerosi criteri, ma soprattutto dovrà essere esclusiva, prestigiosa, elementi che daranno dell’evento una comunicazione di importanza.

Adeguatezza

Essenziale è che la sede sia adeguata al tipo di evento, dal punto di vista delle infrastrutture e
delle attrezzature. Uno spazio deve essere concepito per accogliere tutti nel migliore dei modi: deve essere cioè dotato di impianti, servizi ed elementi che consentano a chiunque di poter fruire dell’evento in modo ottimale.
La location deve essere facilmente raggiungibile, per cui la presenza di parcheggi e mezzi pubblici o zone a traffico limitato dovrà essere valutata dall’organizzatore.

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Una sede per ogni evento o l’effetto novità

Ogni evento di solito ha una sede che maggiormente gli si addice: a seconda che si tratti di un congresso, di una fiera, di un evento culturale piuttosto che musicale, esistono sedi e strutture all’uopo dedicate, pensate e strutturate cioè proprio per accogliere quel preciso evento.
Eppure potenzialmente ogni spazio può trasformarsi in una sede, in una location e utilizzare una location non appositamente predisposta ha spesso il vantaggio di introdurre un elemento di novità e di avere una maggiore presa e impatto sul pubblico. È facile intendere che questo richiede, di contro, uno sforzo maggiore, sia in termini economici che organizzativi. Innanzitutto perché eventi “insoliti” per un determinato evento richiedono maggiori risorse per attrezzarle e renderle rispondenti a quel criterio di adeguatezza di cui abbiamo parlato sopra e spesso il rischio che si corre è di non riuscire a rendere la location perfettamente rispondente – per ragioni logistiche – a questi criteri.
Una location alternativa aiuta a rafforzare l’attrazione e l’interesse verso l’evento e, se tutto viene curato nel minimo dettaglio, ha il vantaggio di dare grande successo all’evento.

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Gli elementi da tenere in considerazione

Gli elementi che devono essere curati da chi organizza l’evento e che riguardano prettamente la location sono:

  • Lo spazio, che deve essere sufficiente ad accogliere i partecipanti e rispondere a tutte le eventuali necessità collegate
  • Gli allestimenti, l’attrezzatura, gli impianti, che devono essere adeguati
  • Le strutture ricettive presenti nelle vicinanze, in caso di necessità
  • Rete internet libera o con password di accesso fornita ai partecipanti
  • Comunicazione e segnaletica degli spazi che siano chiare, precise, non confondibili o fraintendibili
  • Parcheggi, fermate dei mezzi, taxi

Bisognerà poi distinguere se l’evento si svolge in luogo privato o pubblico. In questo secondo caso, infatti, sarà necessario consultare il sito del Comune e occuparsi delle relative autorizzazioni, permessi ecc…
Tutti questi elementi sopra menzionati, poi, dovranno essere annotati in un apposito documento che dia la visione di insieme sullo stato di organizzazione e avanzamento dei lavori.
Un elemento fondamentale, ad esempio, è costituito dallo studio di fattibilità dell’evento in una determinata location e dai sopralluoghi necessari per studiare e imbastire una strategia di azione che sia precisa, completa e che non trascuri nulla.

Attività collaterali

La cura della sede dell’evento presuppone anche la precisa organizzazione e predisposizione di altre attività collaterali, quali:

  • scenografia e allestimenti
  • attività di reception
  • funzionamento di impianti e attrezzature
  • predisposizione del catering
  • coordinamento dello staff e del impiegato nell’accoglienza
  • controllo della sicurezza
  • verifica del comfort

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