Il lavoro di segretaria di studio medico: quello che c’è da sapere

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Il lavoro di segretaria di studio medico è complesso e affascinante. Questa è una figura professionale altamente specializzata e appositamente formata alle peculiari modalità di lavoro di uno studio medico. Le capacità e competenze che il personale degli studi medici deve possedere sono la gestione proattiva delle situazioni di stress e criticità, la gestione di attività organizzative dei pazienti, funzioni amministrativo-gestionali, organizzativo segretariali e socio assistenziali. In particolare la segretaria di studio medico deve essere in grado di assistere il medico nella organizzazione dello studio e nella gestione del rapporto col paziente e con le strutture pubbliche, mettendo in atto le linee organizzative dell’andamento generale dello studio dettate dal medico e coadiuvando lo stesso nell’attività lavorativa. Per acquisire queste competenze, la segretaria di studio medico si deve formare su le modalità di organizzazione del servizio sanitario nazionale e regionale, sulle caratteristiche dei regimi assistenziali, sui principi di etica e di deontologia professionale, e sulle norme e disposizioni a tutela della sicurezza dell’ambiente di lavoro. Per esercitare bene il proprio lavoro, la segretaria di studio medico deve possedere capacità relazionali-comunicative. In particolare deve accogliere il paziente nella struttura in maniera positiva favorendo fiducia, sicurezza e serenità; si rapporta positivamente con i pazienti degli altri medici dello studio e favorisce la comunicazione tra i medici componenti il team dello studio; esegue una adeguata azione di filtro nella ricezione delle telefonate utilizzando assertivamente lo strumento telefono, e nelle richieste dei pazienti e nella sala di attesa; gestisce le problematiche conflittuali tra “pazienti difficili” e informa i pazienti relativamente ai servizi offerti dallo studio e alle modalità di accesso, orari, richiesta visite domiciliari e ambulatoriali; informa i pazienti su campagne di prevenzione, consegna opuscoli informativi, ed inoltre mantiene i contatti con i fornitori, tecnici manutenzione, ecc. Per avere tutte queste competenze, la segretaria di studio medico studia le tecniche di comunicazione, di relazione interpersonale e di counseling; le tecniche del colloquio telefonico e di negoziazione con i pazienti con particolare riferimento ai pazienti “difficili”; si tiene sempre aggiornata sui criteri di lavoro professionale adottati dallo studio e sugli elementi di informazione sanitaria. La segretaria di studio medico ha ormai anche conoscenze amministrativo-contabili, si occupa infatti di eseguire registrazioni e aggiornamento di documenti contabili e amministrativi, compila moduli e schede connesse con l’espletamento dell’attività professionale e per attività di rendicontazione. Per questo tipo di competenze, la segretaria si deve formare su elementi di gestione fiscale ed amministrativa, sui programmi per la compilazione informatizzata delle ricette ed eventuale invio elettronico e sulle note prescrittive per i farmaci. Su indicazione e controllo del titolare di studio, la segretaria di studio medico si può occupare anche della gestione dei dati clinici, e quindi eseguire registrazioni e aggiornamento delle cartelle cliniche; applicazione delle procedure per il trattamento dei dati sensibili del paziente; eseguire ripetizioni e stampa di ricette per farmaci e richieste di accertamenti e visite; predispone certificazioni mediche sia in formato elettronico che cartaceo; esegue l’invio telematico delle certificazioni; predispone i report per l’attività di self-audit del medico, utilizza programmi gestionali delle attività di studio, esegue prenotazioni di esami e visite tramite via telematica; gestisce programmi di richiamo per controlli clinici, di prevenzione e di vaccinazione. Per essere padrona di questo tipo di competenze, la segretaria di studio medico deve conoscere il software gestionale adottato dallo studio e dei servizi e funzioni di internet; deve possedere un lessico medico di base; si informa sulle disposizioni di legge inerenti la privacy e le modalità di gestione della sicurezza della detenzione di dati sensibili; conosce il programma operativo per la prenotazione su CUP aziendale, deve imparare ad utilizzare programmi gestionali di studio. La segretaria di studio medico si occupa anche della gestione degli spazi e delle attrezzature dello studio e degli spazi e dei tempi di lavoro, effettua la raccolta dei rifiuti ordinari e speciali secondo le normative vigenti; monitora il livello dei consumi di tutti i materiali in uso e il loro approvvigionamento; organizza la sala d’attesa e gli ambienti di lavoro dal punto di vista ambientale e relazionale; gestisce e organizza in modo efficace l’agenda degli appuntamenti e degli impegni del medico; ed esegue la manutenzione di base delle attrezzature e tecnologie dello studio. Per far questo, la segretaria di studio medico deve essere informata sulle procedure per lo smaltimento dei rifiuti ordinari e speciali; sulle modalità di registrazione informatica e/o cartacea degli appuntamenti e sui criteri per affrontare i “fuori lista”; sui criteri per la individuazione delle urgenze; e sulle pratiche per la sterilizzazione della strumentazione di studio e l’igiene degli ambienti. Le competenze di base di assistenza alla persona sono fondamentali per la segretaria di studio medico, alla quale può essere richiesto di supportare l’informazione sanitaria alla persona fisica e verifica periodica della loro comprensione come ad esempio fornire consigli di igiene e cura della persona e dei corretti stili di vita; per questo la segretaria deve avere conoscenze di base di igiene della persona. Infine la segretaria di studio medico ha competenze in materia socio assistenziale, ovvero conosce la rete dei servizi locali e territoriali di assistenza alla persona, informa il paziente sulla rete dei servizi socio-assistenziali locali e supporta il paziente nella compilazione di schede e moduli per l’ottenimento di servizi, indennità, ausili. Pertanto la segretaria di studio medico, per esercitare al meglio il proprio lavoro, deve tenersi sempre aggiornata circa le fonti e procedure per l’erogazione dei servizi sanitari e sociali nella Asl di appartenenza; le modalità di attivazione dei regimi assistenziali; e le caratteristiche dei sistemi assistenziali. Tutte queste attività richiedono che il medico sia affiancato da personale dedicato e altamente specializzato, che deve essere adeguatamente formato e periodicamente aggiornato.

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